Personvernerklæring Zenit advokater AS

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Zenit advokater AS samler inn og bruker personopplysninger.
Sist endret 12.06.2018

Hvem er behandlingsansvarlig

Zenit advokater AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Oppgaver for behandling av personopplysninger kan være delegert internt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Personopplysninger i forbindelse med www.zenitadvokater.no

Behandling av personopplysninger på www.zenitadvokater.no
Daglig leder har det daglige ansvaret for Zenit advokater AS behandlinger av personopplysninger på zenitadvokater.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev, bruke kontaktskjemaet mv. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Easyweb Norge AS er Zenit advokater AS’ databehandler og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Zenit advokater AS og Easyweb Norge AS som har tilgang til opplysninger som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Zenit advokater AS og Easyweb Norge AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Zenit advokater AS samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på zenitadvokater.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjons­tilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted for å samle inn statistikk. Dette er et verktøy med åpen kildekode (GPL) og som er installert på en egen server hos driftsleverandøren. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Zenit advokater AS til andre aktører.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no) https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

Kommentarer på evt. blogg på www.zenitadvokater.no

Alle innlegg og tilhørende kommentarer, arkiveres i tråd med arkivlovgivningen. Du kan legge igjen kommentarer uten å registrere deg. Legger du igjen navn og adresse, vil opplysninger bli liggende som en del av innlegget. Dersom du har publisert kommentarer som du ønsker å rette eller slette, kan du ta kontakt med oss slik at vi kan vurdere det. Du har imidlertid ikke krav på retting og sletting av ytringer.

Deling av innlegg på www.zenitadvokater.no

Når du deler innlegg, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.

Nyhetsbrev

Zenit advokater AS kan sende ut nyhetsbrev via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. MailChimp er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan velge å oppgi om du representerer en virksomhet, er privatperson, en journalist eller annet. Dette gjøres for at vi kun skal sende relevant informasjon.

Personopplysninger i forbindelse med saksbehandling og arkiv hos Zenit advokater AS

Saksbehandling og arkiv

Zenit advokater AS bruker Advisor AS sitt saksbehandlersystem Advisor 247 ADVOKAT. Dette er et webbasert saksbehandlingssystem fra en av landets største aktører på advokaters saksbehandlings­system. Det er inngått databehandleravtale mellom Zenit advokater AS og Advisor AS.

Zenit advokater AS behandler og lagrer personopplysninger i samsvar med sikkerhetskravene i personopplysningsloven og personopplysningsforskriften.

Hvilke personopplysninger som behandles

Det registreres ulike typer personopplysninger i saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata), i noen tilfeller fødselsnummer og annen relevant informasjon som er nødvendig for gjennomføring av oppdraget. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Formålet med opplysningene

Formålet med å innhente opplysninger er å sørge for etablering av et oppdrag med sikre opplysninger og for å utføre oppdraget som er forespurt, samt å kunne foreta hvitvaskings­vurderinger o.l. Ved bistand i en skiftesak vil vi f.eks. innhente skatteopplysninger og informasjon om boets eiendeler og den andre parten. Vi trenger også informasjon for å vurdere faktum i forhold det rettslige grunnlaget for saken, f.eks. opplysninger fra Folkeregisteret, Statens Kartverk o.l. Det blir også innhentet relevante opplysninger og dokumenter fra offentlige og private parter og tredjemann til bruk i saksbehandlingen.

Det rettslige grunnlaget

Behandling av personopplysninger krever at det er hjemmel i lov for behandlingen, eller dersom ett av vilkårene i personopplysningsloven § 8 a-f, er oppfylt. Opplysningene kan bare brukes i den utstrekning det er nødvendig i samsvar med oppdraget som er avtalt og ønsket.

Innsamling og behandling av personopplysninger vil normalt skje på grunnlag av samtykke, bl.a. gjennom klientens oversendelse av opplysninger og/eller gjennom oppdragsavtalen. Person­opplysninger sendes hovedsakelig direkte fra personer og kunder i form av saksdokumenter og opplysninger om saken, kravet og/eller tvisten. Det mottas opplysninger via møter mellom klient og advokat, på telefon, fra nettsidene våre, e-post, delt filområde i kryptert skyløsning og gjennom overlevering av dokumenter. Tilbakekall av samtykke medfører normalt at oppdraget avsluttes straks og at Zenit advokater AS dermed ikke kan fortsette den juridiske rådgivningen.

Ved oppnevnelser i straffesaker kan det også være plikt til å innhent og behandle opplysninger så lenge oppdraget/oppnevnelsen består.

Dokumentene kan også være innhentet av advokat med særlig hjemmel, og slettes etter at bruken opphører, jfr. f.eks. påtaleinstruksen og Forskrift om behandling av opplysninger i politiet og påtalemyndigheten (politiregisterforskriften)

Arkivering og sletting av opplysninger

Den enkelte ansvarlige advokat skal selv vurdere om mottatte opplysninger er nødvendige for utførelsen av oppdraget. Ved avslutning av oppdraget vil fysiske dokumenter makuleres. Elektroniske dokumenter vil oppbevares i den grad det anses nødvendig for senere oppfølging og gjenopptagelse av saken, normalt fra 5 til 10 år, basert på samtykket klienten har gitt i oppdragsavtalen ved etablering av oppdraget. En eventuell erklæring av tilbaketrekking av samtykke kan lagre av firmaet i inntil 10 år.

Personopplysninger som vi har plikt til å lagre i henhold til lov eller forskrift, vil ikke bli slettet så lenge plikten består.

Zenit advokater AS vil regelmessig gå gjennomgå personopplysningene som ligger lagret i våre saksbehandlings- og filsystemer og slette opplysninger om personer som vi antar ikke lenger ønsker å motta våre tjenester, og senest når de har vært lagret i 10 år.

E-post og telefon

Zenit advokater AS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres i form av et notat på saken. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Zenit advokater AS benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post. Slike opplysninger kan lastes opp via vår krypterte skyløsning. Zenit advokater AS kan også motta elektronisk post i Postens Digipost.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral via leverandøren Telia. Telefonsamtaler logges også på de enkelte ansattes mobiltelefoner. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for timeregistrering. Informasjon som ikke lenger er nødvendig for oppdraget blir jevnlig slettet fra telefonene.

Opplysninger om ansatte

Zenit advokater AS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i samarbeid med regnskapsfører. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Alle stillingssøknader blir journalført i Zenit advokater AS sitt elektroniske arkiv. Disse blir lagret i ca. ett år før de makuleres.

Unntak: Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem / regnskapssystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Zenit advokater AS deler ikke personopplysninger med mindre det er avtalt og / eller følger av oppdraget og oppdragsavtalen. For utførelsen av oppdraget vil det likevel være nødvendig å bruke innhentede opplysninger i forbindelse med representasjon og presentasjon av klient, krav og oppdrag. Dette følger av oppdragsavtalen og klienten må spesifikt reservere seg dersom opplysningene ikke skal brukes for å gjennomføre oppdraget. Opplysninger vil kunne utleveres dersom dette følger av en lovbestemt plikt, f.eks. i forbindelse med hvitvaskingslovgivningen.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Zenit advokater AS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Zenit advokater AS’ systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Zenit advokater AS ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontakt oss

E-post: [email protected] | Telefon: +47 33 31 67 68
Postadresse: Postboks 1091 Kaldnes, 3119 Tønsberg